Dans.se

Logga in
Start Hjälp

Aktuella verktyg

Medlemsregister

Förnyelse av medlemskap

Det lätt att påminna alla tidigare medlemmar om att det är dags att bli medlem för det nya medlemsåret.

Ni väljer själv hur många och vilka personer det ska gå till. Potentiella medlemmar kan läggas till från många olika vyer men ofta är det tillräckligt att lägga till alla som varit medlemmar under de senaste ett eller två åren men som ännu inte förnyat sitt medlemskap.

Om ni vill få in medlemskapen så tidigt som möjligt kan ni göra ett utskick redan i slutet föregående medlemsår. Om ni har många aktiviteter där medlemskaps krävs eller ingår kan ni alternativt  vänta till efter att merparten av inbetalningarna för första aktivitetsomgången kommit in eftersom systemet då automatsikt ser till att deltagarna löser/får medlemskap. Givetvis kan ni göra fler än ett utskick om ni vill det.

Steg 1: Lägg till mottagare från adressboken om nya medlemsåret redan startat

Öppna adressboken, klicka på "Visa avancerade alternativ" och kontrollera att alla sökfilter är tomma. Fyll önskade datum för tidigare medlemskap, exempelvis de senaste två åren.

Väl "Urval: Ej medlem" för att utesluta de som redan hunnit lösa medlemskap.

Klicka på sök och därefter på länken "Lägg till alla xxx hittade som mottagare av utskick".

Steg 1 - alternativt: Lägg till mottagare från adressboken om nya medlemsåret ännu inte startat

Gör på samma sätt som ovan men välj inte "Urval: Ej medlem" eftersom det syftar på det aktuella medlemsåret. Istället lägger ni först till alla individer till utskickslistan om de varit medlemmar exempelvis de senaste två åren oavsett om de är medlemmar just nu eller inte. Sedan ändrar ni datumintervallet till kommande medlemsår, anger ett stort tal i "Max visade" och söker på nytt. Gå till slutet av listan, välj "Markera alla" och välj "Ta bort individ från utskick".

Steg 2: Välj brevmall i utskicksmodulen

Gå till sidan Admin > Utskick > Välj brevmall

Välj mallen "Ej förnyat medlemskap" och klicka dig vidare till "Redigera meddelande"

I systemmallen finns en text för påminnelse som du kan använda, men det kan vara en bra ide att anpassa den till din egen organisation. Behåll dock stycket:

"Medlemskap löser du genom att betala {SUBJ:MEMBERSHIP_FEE} till {ORG:PAY_TO} och uppge referensnumret {SUBJ:MSHIP_PAYMENT_REF}."

Det gör att varje person får rätt pris för medlemskap och ett unikt referensnummer som gör att personen automatiskt förs in i medlemslista och bokföringsunderlaget när den betalat avgiften.

Tänk på vilken avsändaradressen är i brevhuvudet. Det bör vara den som har hand om medlemsregistret så att frågor kring medlemsavgift hamnar rätt om en person svarar på mejlet som skickas ut.

Steg 3: Slutför utskicket

Följ utskicksguiden för att slutföra utskicket. Om ni vill kan ni spara det anpassade utskicket som en egen mall som ni enkelt kan återanvända nästa år. Ni kan dock alltid leta på tidigare gjorda massutskick och använda dem som mallar för nya massutskick även om ni inte sparat dem som mallar.

Tänk på att välja att avsluta utskicket helt då du är klar. Annars ligger det kvar redo att hantera fler mottagare till det pågående utskicket.

Steg 4: Luta dig tillbaka och låt system och medlemmarna sköta allt själva

Nu kan du se på medan systemet automatiskt prickar av inbetalningar, upprättar bokföring och en uppdaterad medlemsförteckning.

© Dans.se 2017-01-22 E-post info@dans.se