Grupper i adressboken

Adressboken kan för större organisationer lätt bli väldigt stor och svåröverblickbar om det inte finns verktyg för att gruppera och söka personer i adressboken.

Översikt över medlemmar i en grupp

Via adressboken

I den vanliga adressboken under ”Avancerade sökalternativ” kan man välja att endast se personer tillhörande en viss grupp. Använd detta alternativ om du bara vill hitta information om personerna som ingår i gruppen.

Via gruppverktyget

Via översikten över alla grupper kan man nå en lista över alla medlemmar i gruppen. Använd detta alternativ om du vill lägga till eller ta bort gruppmedlemmar.

Aktivera e-post-lista

Den som är lokal systemägare har rätt att koppla e-post-listor till grupper som tillhör den egna organisationen. E-post-listorna konfigureras på samma sida som man redigerar övriga gruppegenskaper vilken nås via redigera-ikonen på

Skicka till e-postlistan

För att skicka till en e-postlista används ett helt vanligt e-postprogram, antingen webbaserat eller på den egna datorn.

Vilka inkluderas i e-postlistan?

E-postlistan inkluderar endast aktuella gruppmedlemmar som har en e-post som till synes fungerar och som inte tackat nej till e-post via mejlinglistan. Om en person bett att endast få restriktivt med mejl från organisationen görs till medlem i en grupp så kommer som standard inga mejl att skickas via gruppens eventuella mejlinglista. Detta kan ändras i inställningarna för det enskilda medlemskapet.

Skapa roller inom grupper

Med rollhanteringen är det exempelvis möjligt att skapa en styrelsegrupp och tala om att inom den skall det finnas ”Ordförande”, ”Kassör”, ”Ledamot” etc. Samtidigt kan ni skapa en annan grupp som heter ”Revisorer” och inom den skapa rollerna ”Ordinarie revisor” och ”Revisorssuppleant”. När ni sedan plockar upp en medlem inom styrelsegruppen kan ni exempelvis välja att ge medlemmen rollen ”Kassör” men däremot inte rollen ”Ordinarie revisor”.

Definiera roller

Första steget är att definiera grupproller. Detta görs inte inom någon enskild grupp utan alla roller kan potentiellt kopplas till alla grupper. T ex kan ni definiera rollen ”Sammankallande” och koppla den till ett stort antal olika grupper.

Koppla roller till grupper

Nästa steg är att koppla rollerna till existerande grupper.
Detta kan göras från listan över alla grupper. Markera de grupper ni vill koppla en roll till och välj ”Med markerade: Applicera roller: Lägg till roll”. På samma sätt kan ni även ta bort roller från grupper.

Koppla roller i en grupp till individer

Sista steg är att inom en grupp koppla olika roller till enskilda individer.
Om ni öppnar en individs gruppmedlemskap för redigering kan ni där välja vilken roll individen skall ha i gruppen.

Om samma person innehar flera olika roller samtidigt inom samma grupp registrerar ni ett gruppmedlemskap för varje roll.
Ni kan ha olika start- och slutdatum för varje roll. Om en person varit medlem i gruppen under en period, varit bort från gruppen ett tag och sedan återkommit som gruppmedlem registrera ni två separata gruppmedlemskap på individen med olika start- och slutdatum. På det sättet kan ni enkelt följa upp vem som t ex varit kassör i styrelsegruppen under en viss period.

Granska roller för flera grupper samtidigt

kan ni där välja att se alla som har en viss roll inom grupperna, t ex sammankallande. Ni kan även först gå till listan över alla grupper, markera de vill inkludera i urvalet och välja ”Visa med markerade rader: Granska gruppmedlemmar > Addera till urval”.
Då kan ni plocka fram en lista över alla som har en viss roll inom en  de grupper ni valt att se.

Grupper i grupper

Ni kan addera en grupp till en annan grupp. Ni kan t ex skapa ett antal grupper som heter ”Ledare Barnverksamhet”, ”Ledare Elit” osv.
Sedan kan ni skapa gruppen ”Alla ledare” och till den addera ”Ledare Barnverksamhet” och alla andra ledar-grupper. Slutligen kan ni skapa en grupp som heter ”Alla funktionärer” och till den addera gruppen ”Alla ledare”, ”Styrelse” osv. Då har ni skapat grupper i grupper i flera led så att när en individ läggs till i gruppen ”Ledare Barnverksamhet” läggs den automatiskt till också i grupperna ”Alla ledare” och ”Alla funktionärer”.

Tilldela medlemmar i en grupp extra behörigheter i en annan grupp

Ni kan även tilldela extra behörigheter när ni lägger till en grupp i en annan. T ex kan ni skapa en grupp som heter ”Prenumeranter Nyhetsbrev”, koppla en e-postadress till den dit endast administratörer/ägare har rätt att skicka. Sedan kan ni skapa en annan grupp som heter ”Informationsansvariga” och samtidigt tala om att alla som tillhör gruppen ”Informationsansvariga” skall vara moderatorer/administratörer i inom ”Prenumeranter Nyhetsbrev”. Det innebär att  när någon läggs till i gruppen ”Informationsansvariga”  så får personen samtidigt behörighet att skicka mejl till gruppen ”Prenumeranter Nyhetsbrev”.

Grupper med automatiska medlemmar

Det finns möjlighet att låta systemet automatiskt addera personer till en grupp. T ex kan ni skapa en grupp som heter ”Aktuella medlemmar”, tilldela den en e-postadress ”medlemmar@klubben.minaaktiviteter.se” och i gruppinställningarna tala om att alla som varit medlemmar inom exempelvis 90 dagar automatiskt skall inkluderas i gruppen. Gör ni så har ni skapat en e-postlista till alla medlemmar där föregående års medlemmar ligger kvar tre månader in på nya året.

Aggregerade grupper

Anta att ni inom ett förbund definierat en grupptyp som heter ”Styrelse”, till grupptypen adderat rollerna ”Ordförande”, ”Kassör” mm och gjort den grupptypen tillgänglig för alla era medlemsorganisationer.
Då kan ni ni på förbundsnivå skapa aggregerade grupper som heter t ex ”Alla lokala styrelsemedlemmar”, ”Alla kassörer” osv. Så snart en lokalförening lägger till en person i gruppen ”Styrelse” med rollen ”Kassör” kommer den personen direkt att synas i förbundsgrupperna ”Alla lokala styrelsemedlemmar” och ”Alla kassörer”.

En annan vanlig användning inom förbund är att skapa en grupptyp som heter ”Prenumeranter förbundstidningen” och göra den tillgänglig hos alla lokalföreningar.

Översiktslistan över alla grupper (inloggning krävs)