Dans.se

Logga in
Start Hjälp

Automatisk registeruppdatering av IdrottOnline (IOL)

Från och med den 24 november år 2014 är det möjligt att automatiskt exportera medlemsregistret från Dans.se / MinaAktiviteter (MA) till IdrottOnline (IOL). Varje natt skapas då en datafil från MA innehållande alla nya och uppdaterade klubbmedlemmar. Filen innehåller också instruktioner att inaktivera eventuella gamla medlemmar som tidigare exporterats till IOL men som ett halvt år efter sista medlemskapets slutdatum fortfarande inte förnyat sitt medlemskap.

Att medlemsregistret exporteras till IOL (RF) innebär i sig själv inte att specialidrottsförbund och andra "mellanliggande" organisationer får tillgång till klubbens medlemsregister.

Under våren 2015 förväntar vi oss att även aktiviteter och närvaroregistreringar kan följa med i samma export till IOL. Då behöver lokstödsunderlaget inte längre läggas in manuellt i IOL.

Aktivera automatisk export från Dans.se / MinaAktiviteter

Ni måste själva i inställningarna i MA aktivera automatiskt export till IOL.

Admin > Organisation > Inställningar > Grundinställningar

Aktivera automatisk registeruppdatering inifrån IOL

För att IOL skall ta emot registeruppdateringar gällande er klubb behöver ni även logga in som klubbadministratör i IOL, plocka upp sidan IdrottOnline > Administration > Integration. En bit ned på sida hittar ni rubriken "Extern applikation". Därunder hittar ni knappen "Aktivera" som ni behöver klicka på om det inte redan är gjort.

Överläsning av aktiviteter, deltagare och närvaro för LOK-stöd

Förutom att integrationen måste vara aktiverad så ställer man in per aktivitet om aktiviten skall läsas över till IOL eller inte. I inställningarna för aktiviteten bockar ni för rutan "Skicka automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (Idrott Online)".

Annorlunda datastruktur i IOL och lösningar för att hantera skillnaderna

Individer och medlemskap

I MinaAktiviteter (MA) kan vilka personer som helst läggas in i adressboken. Det kan vara medlemmar, målsmän, kanslipersonal, revisorer, inhyrda tränare, externa kontakter och väldigt mycket annat. Medlemsregistret är bara ett urval i adressboken som visar vilka personer som är medlemmar vid en given tidpunkt. Själva medlemskapet ligger i en separat tabell som kopplar till personer i adressboken men som i övrigt inte innehåller några personuppgifter. Till varje person finns normalt flera medlemskap kopplade, ett medlemskap för varje medlemsår som personen varit medlem. Med undantag för hedersmedlemmar och liknande måste alla medlemskap förnyas varje medlemsår i MA vilket normalt sker automatiskt i samband med betalning av medlemsavgift.

I Idrott Online (IOL) görs ingen särskillnad på personer och medlemmar. Adressboken och medlemsregister är samma sak och alla personer i adressboken förutsätts vara antingen medlemmar eller provmedlemmar. Detta gäller även kanslipersonal och andra som behöver administrativa behörigheter. Om en person inte längre är medlem i IOL förlorar den också alla behörigheter inom IOL för den aktuella klubben (undantaget den person som är huvudansvarig för klubben inom IOL). I IOL finns visserligen ett fält för medlemskapets slutdatum men det är endast informativt och det finns ingen logik kopplat till det datumet. Även om slutdatumet för medlemskapet passerat hanteras fortfarande personen som om den var medlem. För att ta bort någon som medlem i IOL så avför man personen som medlem.

© Dans.se 2017-03-26 E-post info@dans.se