Basinformation
Titel
Namnet på aktiviteten. Bör vara unikt inom den aktuella perioden eftersom två aktiviteter med samma namn lätt kan orsaka förvirring. Håll namnet så kort som möjligt för att kunna generera lättlästa kurslistor mm.
Dag och tid
Fritextfält som kan användas om det automatiskt genererade tidangivelsen inte passar. Kan t ex vara ”Varannan måndag 18.30-19.45” eller ”Helgen 3-4 februari”.
Plats
Fritextfält. Var ej överdrivet detaljerad utan t ex ”Dramaten” eller ”Klubbhuset” fungerar utmärkt. Om det behövs utförliggare adress eller vägbeskrivning så hänvisa istället till den i beskrivningen av aktiviteten.
Kategori
Välj kategori från listan. Om inte kategorin finns med i listan så klicka på förstoringsglaset för att söka efter ytterligare kategorier. Finns ingen lämplig kategori där heller så mejla oss gärna på info@cogwork.se så kan vi eventuellt lägga upp en ny kategori eller tipsa om en befintlig kategori.
Nivå
Om tillämpligt så välj nivå från listan. Namnen på nivåerna visas inte publikt men det är en fördel om alla organisationer tillämpar en liknande tolkning av nivåerna. Det underlättar support och gör det möjligt att i framtiden (frivilligt) använda organisationsöverskridande nivågodkännanden. För mer information om nivåer se sidan Nivåer och godkännande.
Nivåkrav
Om man klickar i ja här så kommer systemet automatiskt att kontrollera om den som anmält sig är explicit godkänd för nivån och om så inte är fallet kommer varningar att visas i deltagarlistor mm. Se vidare Nivåer och godkännande.
Aktivitetskod
Det är nödvändigt att för varje aktivitet ange en aktivitetskod. Koden används bland annat som förkortning i administrationsgränssnittet och väljs av den egna organisationen utifrån förutsättningarna här nedanför. Vid behov kan koden ändras i efterhand.
- Koden MÅSTE vara unik inom den egna organisationen för all framtid. Det får aldrig finnas två aktiviteter med samma kod.
- Använd endast bokstäver i engelska alfabetet, siffror, minustecken och understreck.
- Koden får INTE bestå av enbart siffror eftersom den då kommer att tolkas som ett referensnummer
- Organisationen väljer själv alla aktivitetskoder men det bör finnas ett fastlagt mönster inom organisationen för utformningen
- Om man inte explicit anger någon annan sorteringsordning kommer sorteringen i olika aktivitetslistor att baseras på aktivitetskoden
- Koden bör hållas så kort som möjligt under förutsättning att den fortfarande kan uttydas av egna administratörer
- Exempel på aktivitetskod är 244-B-N-2 där 24 står för år 2024, 4 för kursomgång nr 4, B för Bugg, N för Nybörjare och 2 för nybörjarkurs nr 2
Start
Datumfält. Kan lämnas blankt om datum inte är tillämpligt eller ännu inte är fastlagt.
Period
Bokförings-/medlemsperiod. Måste alltid anges. Perioden ligger bland till grund för för hur eventuell betalning för aktiviteten kommer att bokföras av systemet.
Fråga efter dansroll
Detta fält visas endast om hantering av dansroll är aktiverat under organisationsinställningarna. I annat fall är det alltid nej.
Om man klickar för ”Fråga efter dansroll” så kommer dels den som anmäler sig att tillfrågas om denne vill leda eller följa, dels kommer möjlighet ges att samtidigt ange en danspartner.
Medlemskapskrav
Detta fält visas endast om medlemshantering är aktiverat under organisationsinställningarna. I annat fall är det alltid nej.
Om man klickar för ”Medlemskap krävs” så kommer systemet förutom att upplysa om detta även kontrollera om personen är medlem i organisationen den medlemsperiod som är aktiviteten är knyten till. Om så inte är fallet kommer personen i samband med betalningsinformation även ombes att betala medlemsavgift. Systemet kommer också att visa varningar i deltagarlistor mm vid de personer som inte är medlemmar men som måste vara det för att få delta.