Dans.se

Logga in
Seletct another lanuage
Start Hjälp

Betalningsuppföljning

Om nödvändiga grunddata om organisationen och den aktuella aktiviteten är inmatade och betalningar bokförs direkt i systemet så flaggas alltid förfallna avgifter till aktiviteter liksom personerna som har dessa förfallna avgifter.

Detta ligger sedan till grund för att följa upp betalningar och för att skicka påminnelser med e-post.

Vad händer då en påminnelse skickas?

Då betalningspåminnelsen skickas uppdateras informationen om antal skickade påminnelser liksom datum för sista påminnelsen.

Vad som står i betalningspåminnelserna, eventuell tilläggsinformation som läggs till anmälan då påminnelse skickas och vad som händer om e-post saknas eller inte fungerar styrs via malldokumenten i utskickshanteraren.

Brevmallarna för betalningspåminnelserna kan justeras via utskickshanteraren. Dessa styr bland annat:

Utformning av texten i betalningspåminnelser

Vilka anmälningar som sorteras ut för betalningspåminnelse

*) Antalet veckor (dagar) innan påminnelser skickas kan lämnas som standard (enligt ovan) eller justeras utifrån vad som bäst passar den egna organisationen. Detta görs via sidan "Admin  >  Organisation  >  Redigera uppgifter"

Att skicka betalningspåminnelser automatiskt varje natt

Som grundinställning skickas inga betalningspåminnelser med automatik utan detta måste aktiveras vilket görs via sidan "Admin  >  Organisation  >  Redigera uppgifter". Under ekonomidelen hittar ni ett ja/nej-val för automatiska påminnelser.

Förutom de vanliga begränsningarna för vilka som får automatiska betalningspåminnelser så finns även en generell spärr som gör att inga påminnelser avseende anmälningar äldre än ett år skickas med automatik.

Tänk på att stänga av denna funktion eller ändra förlänga tiden innan de skickas om ni misstänker att kontrollen av inkomna betalningar kan släpa efter mer än vanligt, t ex i semestertider.

Viktigt! Innan ni aktiverar automatiska påminnelser så arbeta först noga manuellt igenom alla förfallna betalningar så att de inte finns personer där som av någon anledning inte skall betala eller påminnas.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt direkt från anmälningslistan

Om man inte vill att påminnelser skall skickas automatiskt så kan detta istället göras via anmälningslistan.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt via utskickshanteraren

Om man vill skicka betalningspåminnelser helt manuellt via utskicksmodulen görs det genom att addera ett antal anmälningar som mottagare av utskick och sedan välja en lämplig brevmall att utgå ifrån. De begränsningar för vilka som inkluderas i utskicket gäller då inte längre. Används någon av mallarna för betalningspåminnelser vid utskicket så håller däremot systemet fortfarande reda på hur många betalningspåminnelser som skickats och vilket datum den sista påminnelsen skickades. Om man tidigare inte skickat någon påminnelse via påminnelsemallarna men ändå väljer att använda mallen för "Betalningspåminnelse 3" så hanterar systemet det därefter som om 3 stycken påminnelser hade skickats.

Vad händer efter att tre påminnelser skickats?

Efter att tre påminnelser skickats ger systemet upp och skickar inga fler påminnelser. Istället kan dessa anmälningar återfinnas om man i anmälningslistan söker på betalstatus "Skall indrivas". I deltagarlistor mm visas även dessa anmälningar med röd varningsflagga.




/Senast uppdaterad 2008-11-17 av Erik Terenius

© Dans.se 2017-07-28 E-post info@dans.se