Dans.se

Logga in
Seletct another lanuage
Start Hjälp

Grundinställningar för organisationen

Innan en organisation kan börja att använda systemet fullt ut måste ett antal inställningar göras eller åtminstone kontrolleras. Vårt centrala support-team kan om ni vill hjälpa till med grundinställningarna men flertalet är ganska självförklarande och kan enkelt göras helt på egen hand.

Innehåll och navigering på denna sida

För att kunna använda många länkarna här nedanför måste du vara inloggad som med hög behörighet inom den aktuella organisationen. Finns inte organisationen redan inlagd så läs först handledningen Lägg till ny organisation.



Organisationens namn och kontaktuppgifter

Kontrollera/komplettera först organisationens grundläggande kontaktuppgifter såsom formellt namn, vardagligt namn, organisationsnummer mm.

Admin > Organisation > Inställningar



Organisationens verksamhetsår

Organisationens verksamhetsår är helt fritt. Det behöver inte starta första januari eller alltid vara 12 månader.

Samma inställning används för verksamhetsår, bokföringsår och medlemsår. Eventuella medlemsavgifter kan variera får år till år. Medlemsavgifter kan även variera inom samma medlemsår och variera beroende på tidpunkt på året, medlemmens ålder, familjeband mm.

Även om inte systemet används för bokföring eller medlemsregister måste ändå alltid verksamhetsår läggas upp så att olika objekt, exempelvis poster i kalendern, kan kopplas till rätt verksamhetsår.

Mer information om verksamhetsår i handledningen

Inställningar för verksamhetsår under Admin > Organisation > Verksamhetsår



Verifikatserier

Det är inte absolut nödvändigt att använda flera verifikatserier men det rekommenderas starkt om ni vill använda exempelvis elektronisk filöverföring från Bankgirocentralen med automatisk betalningsavprickning. Då får ni alla rent elektroniska verifikat samlade i en egen serie som alltid är avstämd mot bankgirot.

Vanlig uppsättning av verifikatserier för små organisationer: Verifikatserie A - Allmänt. Verifikatserie B - Bankgiro OCR.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Verifikatserier



Kontoplan och bokföringskonton

För att ni exempelvis skall kunna pricka av betalningar måste ni lägga upp åtminstone delar av er kontoplan. Kontonummer och kontonamn kan ni justera i efterhand om ni upptäcker att det inte blev rätt från början men kontona och deras funktion måste läggas upp redan från början. Typiskt krävs omkring tio bokföringskonton för att systemets automatiska bokföringsfunktioner skall fungera.

För att göra det enkelt att lägga upp konton finns olika kontoplansmallar att utgå ifrån där ni bara behöver bocka för vilka konton ni vill plocka över till er. Välj "Visa avancerade alternativ", "Sök i kontoplaner: Endast generiska" och välj lämplig generisk kontoplan att utgå ifrån. När ni sedan plockar över bokföringskonton följer alla kontofunktioner med och ni behöver bara ändra kontonummer, namn och eventuellt beskrivning.

Ofta hjälper central support till att lägga upp nödvändiga bokföringskonton så att ni sedan bara behöver ändra nummer och namn på dem för att anpassa dem till er organisation.

Admin > Ekonomi > Kontoplan



Bankkonton, plusgirokonton och bankgironummer

För att använda olika betalfunktioner måste ni även lägga upp era bankkonton, plusgirokonton och bankgironummer. Så länge ni är noga med att lägga in rätt kontonummer och inte väljer att aktivera/ändra OCR-hanteringen så är det väldigt självförklarande och ni kan lätt lägga upp era bankkonton på egen hand.

Även om ni i princip också själva kan lägga upp alla nödvändiga inställningar för att starta OCR-hantering och elektronisk filöverföring från Bankgirocentralen så kontakta ändå gärna supporten först så att det inte blir några missförstånd mellan er organisation, er bank eller Bankgirocentralen. De som handlägger mindre organisationer på bankerna är ofta mycket ovana att hantera den här typen av automatiserade betallösningar som annars bara brukar användas av större företag och myndigheter.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Bankkonton



Gå tillbaka till organisationens grundinställningar

När ni nu lagt upp bankkonton mm så behöver ni gå tillbaka till organisationens grundinställningar för att där välja vilka konton som ni som standard vill använda för ingående betalningar.

Admin > Organisation > Inställningar

© Dans.se 2017-10-22 E-post info@dans.se