Dans.se

Logga in
Select language
Start Hjälp

Platser, lokaler och lokalbokningar

I systemet finns möjlighet att administrera platser, lokaler och lokalbokningar. Om man från aktivitetsmodulen kopplar aktiviteter eller enskilda aktivitetstillfällen till lokaler så skapas lokalbokningar automatiskt utifrån informationen i kursschemat så att de visas tillsammans med övriga lokalbokningar.

Grundläggande begrepp

Lokaler

Lokaler läggs in i systemet och används till bland annat lokalbokningar och schemaläggning av aktiviteter. Exempel på typiska lokaler är enskild undervisningslokal, ett hotellrum och en specifik sal i en idrottsanläggning. Lokaler tillhör alltid en specifik plats. Om det exempelvis är ett konferensrum i en konferensanläggning så är det konferensrummet som är lokalen och konferensanläggningen som är platsen.

Platser

Platser läggs in i systemet främst för att gruppera lokaler och visa var lokalerna finns. Platser har ofta egna geografiska adresser. Typiska platser kan vara ett hotell, en konferensanläggning, en idrottsplats eller ett företagskontor. Om det är ett stort komplex med flera olika entréer och många lokaler delas komplexet med fördel in i flera separata platser, exempelvis en plats per byggnad eller entré.

Hyresvärdar

I systemet innebär hyresvärden den organisation eller privatperson som vid tidpunkten för bokningen administrerar användningen av lokalen. Det juridiska ägarförhållandet har i sammanhanget ingen betydelse. Vem som är hyresvärd för en lokal kan ofta variera med tiden.

Lokalbokningar

Lokalbokningar visar vilka tider en specifik lokal är bokad. Det finns ingen begränsning i när en lokalbokning kan starta och sluta eller hur lång den kan vara frånsett att systemet använder hela minuter. Lokalbokningar kan läggas in manuellt eller skapas automatiskt via exempelvis schemaläggning av aktiviteter. Systemet tillåter dubbelbokningar men varnar om det förekommer.

Varningar i samband med dubbelbokningar

Om två lokalbokningar i samma lokal överlappar tidsmässigt med mer än en minut flaggas båda som dubbelbokade. Dubbelbokningar kan uppkomma genom manuellt inlagda lokalbokningar eller genom krockar i schemaläggning av aktiviteter.

Enskilda lokalbokningar flaggas i lokalbokningsschemat

När ni granskar lokalbokningsschemat visas varningar vid alla lokalbokningar som helt eller delvis krockar med andra lokalbokningar även om ni genom olika filteralternativ kanske inte ser båda bokningarna samtidigt.

Filtrera ut endast dubbelbokningar

I filtret i lokalbokningsschemat kan ni välja att endast se eventuella dubbelbokningar, såväl historiska som framtida. Vill ni göra det så bockar ni i rutan "DB" och klickar på "Sök". Observera att övriga filteralternativ fortfarande tillämpas så att om ni exempelvis valt att filtrera ut endast extern uthyrning av egna lokaler så visas inte eventuella dubbelbokningar för egen lokalanvändning.

Visas under bevakningar

På bland annat startsidan hittar ni alla aktuella bevakningsmeddelanden. Bland dessa inkluderas varningar för dubbelbokningar för lokalbokningar som ännu inte passerats. Där hittar ni också en länk för att visa alla aktuella dubbelbokningar i lokalbokningsschemat.

Om ni prenumerar på bevakningar (rekommenderas) så får ni också meddelanden med e-post om det tillkommit nya dubbelbokninhgar.

© Dans.se 2017-12-12 E-post info@dans.se